KVKK Aydınlatma Metni

01Veri Sorumlusu

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, EkipAsistan (Bursa, Türkiye — "EkipAsistan") tarafından, ekipasistan.com web sitesi ziyaretçileri ile EkipAsistan platformunu kullanan kişileri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

Platform, müşterimiz olan işverenlerin insan kaynakları süreçlerini yürütmesi için kullanılır. Bu kapsamda işlenen personel verileri bakımından veri sorumlusu ilgili işverendir; EkipAsistan bu verileri işveren adına, onun talimatları çerçevesinde veri işleyen sıfatıyla işler. Web sitesi ve satış/iletişim süreçlerinde işlenen veriler bakımından veri sorumlusu EkipAsistan'dır.

02İşlenen Kişisel Veriler

Platform kullanımında, işverenin yaptığı tanımlara bağlı olarak şu veri kategorileri işlenir:

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, telefon numarası, kurumsal e-posta.
• Özlük: departman, unvan, işe giriş tarihi, amir bilgisi; izin, vardiya, puantaj (giriş-çıkış) ve talep kayıtları.
• Platform tanımlayıcıları: Telegram kullanıcı ve sohbet kimliği.
• Mesaj içerikleri: botla yapılan yazışmalar (kimlik numarası, IBAN ve telefon gibi hassas kalıplar sistemce maskelenir).
• Bordro bilgileri: işverence yüklenen bordro belgeleri (yalnızca görüntüleme/dağıtım amacıyla; hesaplama yapılmaz).
• Sağlık verisi: personelin ilettiği istirahat raporu görüntüleri (özel nitelikli kişisel veri — yalnızca raporlu izin sürecinin yürütülmesi için).
• Denetim kayıtları: hangi kayda kimin ne zaman eriştiği bilgisi.

Web sitesinde üyelik ve form bulunmaz; ölçüm yapılırsa çerezsiz, kişiyi tanımlamayan toplu istatistiklerle sınırlıdır.

03Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• İzin, avans, vardiya değişimi gibi taleplerin alınması ve onay süreçlerinin yürütülmesi,
• vardiya planlama, puantaj takibi ve hatırlatma/duyuru iletimi,
• bordronun yalnızca ilgili personele güvenli biçimde ulaştırılması,
• raporlu izin süreçlerinin belgeye dayalı yürütülmesi,
• iş sağlığı ve güvenliği bildirimlerinin ilgili sorumluya yönlendirilmesi,
• hesap güvenliğinin sağlanması, erişimlerin denetim kaydına bağlanması,
• yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

04İşlemenin Hukuki Sebepleri

Kişisel veriler; KVKK md. 5/2 uyarınca sözleşmenin kurulması ve ifası (iş sözleşmesi kapsamındaki İK süreçleri), hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (İş Kanunu ve ilgili mevzuattaki kayıt yükümlülükleri) ve meşru menfaat (hizmet güvenliği, denetim izi) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.

Sağlık verileri (istirahat raporları) KVKK md. 6 kapsamındadır ve yalnızca ilgili mevzuatın öngördüğü hallerde veya açık rıza ile işlenir; açık rızanın alınması işveren tarafından yürütülür.

05Kişisel Verilerin Aktarılması

Veriler, şirketinize özel ve yalıtılmış bir alanda tutulur; başka hiçbir müşteri sizin verinize erişemez. Aktarım yalnızca hizmetin çalışması için zorunlu olan şu sınırlı hallerde yapılır:

• Mesajlaşma platformu (Telegram): bot üzerinden iletilen mesajlar, sunucuları yurt dışında bulunan Telegram altyapısından geçer.
• Yapay zekâ sağlayıcısı: yalnızca hassas kalıpları (kimlik no, IBAN, telefon) maskelenmiş mesaj metinleri iletilir. Maaş tutarları ve sağlık belgeleri hiçbir yapay zekâ servisine gönderilmez; tamamı sunucu üzerinde yerinde işlenir.
• Barındırma: sistem, erişimi kısıtlanmış sunucularda çalışır.
• Yetkili kurumlar: yasal zorunluluk halinde talep eden yetkili kamu kurumlarına aktarım yapılabilir.

İsteyen müşterilerimiz için tamamen kendi sunucularında çalışan kurumsal kurulum da sunulmaktadır.

06Saklama Süreleri ve İmha

Veriler, iş ilişkisi süresince ve ilgili mevzuatın öngördüğü saklama süreleri boyunca tutulur. İşten ayrılan personelin bot erişimi derhâl kapatılır; tanımlı saklama süresi sonunda iletişim verileri (mesajlaşma eşleştirmeleri, yazışma içerikleri, bildirim fotoğrafları, sağlık belgeleri) silinir, yasal saklama gerektiren kayıtlar (bordro, izin ve puantaj) korunur ve personel kartı anonimleştirilir. Tüm silme işlemleri denetim kaydına yazılır.

07İlgili Kişinin Hakları (KVKK md. 11)

KVKK md. 11 uyarınca herkes;

• kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme ve buna ilişkin bilgi talep etme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK md. 7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme/silme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhine çıkan sonuçlara itiraz etme,
• kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

08Başvuru Yöntemi

Md. 11 kapsamındaki taleplerinizi info@ekipasistan.com adresine, kimliğinizi tevsik edici bilgilerle birlikte yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurular, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır.

Platform üzerinden işlenen personel verilerine ilişkin başvurularda muhatap, veri sorumlusu sıfatıyla işvereniniz olup; EkipAsistan bu başvuruların sonuçlandırılmasında işverene gerekli desteği sağlar.